Préparation de commandes : définition et méthodes

Le processus de préparation de commandes en logistique comprend toutes les étapes de travail nécessaires pour assembler des articles et des matières premières à la suite d’une commande. Cela en fait l’une des tâches centrales de l’entrepôt. Les méthodes utilisées lors de la préparation de commandes influencent de nombreux facteurs, tels que la configuration de l’entrepôt, l’attribution des emplacements de stockage, l’organisation de la transitique ou le choix de la technique de manutention appropriée.

Dans ce guide, vous trouverez un aperçu de ces interrelations et des informations les plus importantes sur la préparation de commandes : les différents types existants, leur adéquation avec divers modes opérationnels et comment ceux-ci peuvent être mis en œuvre ou optimisés dans la pratique.

Qu’est-ce que la préparation de commandes ? Définitions et processus

En logistique, la préparation de commandes est définie comme le processus d’assemblage de biens individuels ou d’articles issus de l’assortiment total d’une entreprise en une seule expédition de marchandises. Il s’agit d’une composante importante de la gestion des commandes. Elle s’établit sur des commandes provenant soit directement des clients, soit en interne d’un autre département de l’entreprise (par exemple, de la production). Les employés traitant ces commandes en entrepôt sont désignés comme des préparateurs de commande.

La préparation de commandes, associée à la réception des marchandises, au stockage, au transport interne et à l’expédition des biens, est un sous-domaine de la transitique. Elle comprend à son tour différents processus, notamment :

• La localisation des articles commandés dans différentes zones de stockage
• Le choix des moyens de manutention, des itinéraires de transport, des conteneurs, etc.
• Le retrait des marchandises des étagères de stockage
• La préparation de l’expédition des marchandises
• Le transport de l’emplacement de stockage à la zone d’emballage et d’expédition

Selon la complexité de l’exécution des commandes, la préparation des commandes peut être organisée différemment. Un critère décisif pour le processus est de savoir si une entreprise traite principalement des commandes régulières et planifiables ou traite plutôt des commandes individuelles à court terme. D’autres paramètres tels que la variété des marchandises, la taille de l’entrepôt, le volume des envois ainsi que la nature et la taille des biens expédiés jouent également un rôle. Pour chaque scénario, il existe des systèmes adaptés et une méthode pertinente pour organiser la préparation de commandes de manière aussi efficace que possible.

Méthodes de préparation de commandes pour traiter les commandes efficacement

Pour trouver la méthode idéale de préparation de commandes, les commandes entrantes sont essentielles. À partir des quantités commandées, du nombre de différents articles et d’éventuelles répétitions de la commande, vous pouvez déduire quelle méthode de préparation de commandes est la plus adaptée pour un traitement fluide. Vous avez le choix entre des procédures en une ou deux étapes.

1. La préparation de commandes en une étape

La préparation de commandes en une étape est effectuée pour chaque commande individuellement. Cela signifie que tous les articles d’une commande sont retirés de l’entrepôt et envoyés à l’emballage avant que la commande suivante ne soit traitée. Cette méthode peut être mise en œuvre de deux manières différentes dans la pratique :

• Prélèvement en série :

Tous les articles commandés sont récupérés un par un, dans l’ordre successif de leur emplacement de stockage respectif. Selon la taille de l’entrepôt, une personne est responsable de parcourir tout l’entrepôt. Alternativement, la commande peut être transmise d’une zone de stockage à une autre. Cette méthode est courante, mais n’est pratique que dans les petites entreprises avec des espaces de stockage gérables.

En effet, plus les commandes et l’entrepôt sont grands, plus les inconvénients prédominent : alors que la première variante implique de longs trajets et des temps de préparation de commandes, la seconde peut entraîner de longs temps d’attente et des erreurs lors du transfert.ôt sont grands, plus les inconvénients prédominent : alors que la première variante implique de longs trajets et des temps de préparation de commande, la seconde peut entraîner de longs temps d’attente et des erreurs lors du transfert.

• Prélèvement parallèle :

Ici, le personnel travaille simultanément dans plusieurs zones de stockage pour traiter une commande. La compilation de l’envoi est effectuée à un point de collecte, où tous les articles individuels de la commande arrivent. Avec cette méthode, les temps de préparation de commandes sont réduits. Cependant, celle-ci présente l’inconvénient de nécessiter une zone de travail supplémentaire pour regrouper les marchandises. De plus, la coordination préalable est laborieuse pour répartir la commande et éviter les temps d’attente inutiles et les allers-retours dans les différentes zones de stockage.

2. La préparation de commandes en deux étapes

Lorsque plusieurs commandes pour les mêmes produits sont reçues, la préparation de commandes en deux étapes est le choix le plus judicieux. Dans cette méthode, plusieurs commandes sont traitées simultanément. La quantité totale de produits à expédier est d’abord retirée de l’entrepôt, puis répartie dans un second temps entre les différentes livraisons.

Ce procédé est également connu sous le nom de préparation de commandes multiples ou préparation multi-commandes. Il permet de réduire considérablement les distances et les temps de déplacement nécessaires pour la préparation de commandes, car les différents emplacements et zones de stockage doivent être visités moins fréquemment. Cependant, cela ne signifie pas qu’une commande est effectivement traitée plus rapidement, car il faut d’abord rassembler plusieurs commandes. La méthode est donc rentable uniquement à partir d’un volume de commandes plus important.

Un inconvénient pour les petites entreprises est le niveau élevé d’organisation requis. Les commandes doivent d’abord être regroupées en fonction des marchandises commandées, transmises simultanément aux zones de stockage concernées, puis à nouveau divisées en livraisons individuelles. En revanche, les grandes entreprises de transport bénéficient de cette méthode. Ainsi, elle est très bien adaptée à un entrepôt automatisé où un logiciel de gestion peut prendre en charge la gestion des commandes et leur expédition.

Systèmes de préparation de commandes : rapprocher personnel et marchandises 

Une décision fondamentale dans l’aménagement d’un entrepôt est la manière dont vous souhaitez effectuer la préparation de commandes. Assemblez-vous manuellement les envois de marchandises ou optez-vous pour une préparation de commandes automatique ?

La réponse à cette question influence l’aménagement et l’équipement de l’entrepôt, mais aussi le choix d’une stratégie de stockage appropriée, car elle détermine comment le personnel accède aux marchandises destinées à l’expédition. Il existe deux options :

• La préparation de commandes « Man to Goods » représente la préparation de commandes manuelle. Le personnel de l’entrepôt se déplace vers l’emplacement des marchandises et prélève la quantité commandée. Cela se fait soit sans aucun outil, soit avec l’aide de véhicules de manutention manuels.
• Dans la préparation de commandes « Goods to Man », les différents biens sont assemblés via une préparation de commandes automatique. Des appareils de manutention automatisés et des techniques de transport sont utilisés pour le prélèvement et le transport, apportant les marchandises souhaitées directement à un point de préparation de commandes défini. Selon le degré d’automatisation de l’entrepôt, l’opération est effectuée par des personnes ou entièrement gérée par logiciel.

La première variante permet une grande marge de personnalisation et est donc particulièrement adaptée aux entreprises avec un volume élevé de commandes individuelles. Des transpalettes, des gerbeurs et des chariots élévateurs peuvent transporter de grandes quantités de marchandises et être utilisés de manière flexible et adaptée aux besoins.

Les solutions automatisées sont quant à elles idéales pour le traitement efficace et économe en ressources des commandes en gros planifiables. Un système de rayonnage utilise de manière optimale l’espace de l’entrepôt et peut être automatisé avec la technique de manutention appropriée.

Procédures de préparation de commandes avec et sans documents

Si, dans votre entrepôt, vous utilisez la préparation de commandes manuelle, vous devez choisir une méthode pour afficher et documenter le retrait des marchandises. Celle-ci indique au personnel de l’entrepôt quelles marchandises sont nécessaires et en quelle quantité, créant ainsi la base pour l’enregistrement des entrées et des sorties de stock pour la mise à jour de l’inventaire. Les options varient d’une simple liste d’articles à cocher à des solutions high-tech basées sur la RFID (technique de marqueurs radio-étiquettes ; « radio frequency identification » en anglais). Voici un aperçu des méthodes de préparation de commandes les plus courantes :

• Le pick-by-paper est la forme la plus simple de préparation de commandes. Le personnel de l’entrepôt utilise une liste de prélèvement imprimée et coche les articles collectés. Ces données sont transférées ultérieurement dans les programmes informatiques correspondants.
• Le pick-by-scan est la méthode de préparation de commandes la plus utilisée. La commande, avec toutes les informations pertinentes, est affichée sur un appareil mobile. Le prélèvement des marchandises se fait en scannant un code-barres. Les données sont transférées en temps réel au logiciel de gestion d’entrepôt.
• Le pick-by-voice est une méthode de préparation de commandes vocale. L’employé est équipé d’un casque qui lui permet de recevoir les instructions et de confirmer le retrait des marchandises. Ici aussi, les données sont transmises en temps réel.
• Le pick-by-light nécessite un équipement de stockage spécifique avec éclairage, indicateurs de quantité et boutons de confirmation sur les étagères. Ces éléments indiquent où les marchandises doivent être prélevées et mettent à jour l’inventaire.
• Le pick-by-vision utilise des lunettes intelligentes pour afficher et enregistrer toutes les informations pertinentes. Les lunettes détectent le champ de vision de l’employé, affichent les informations requises à la préparation de commandes et vérifient automatiquement le prélèvement en comparant la quantité et le type de marchandises avec la commande.
• Le pick and pack combine le retrait des produits du rayon avec l’emballage immédiat de la commande.

Cependant, la prédominance des méthodes supportées par la saisie des données mobiles suggère que la préparation de commandes sans documents est souvent privilégiée. Particulièrement dans les grands entrepôts avec de hauts volumes de mouvement, elle présente de nombreux avantages : la préparation de commandes sans documents réduit considérablement la charge administrative et également le taux d’erreur, car les informations importantes sont directement transmises aux endroits clés. Cela a un effet positif sur les temps de préparation de commandes et, à long terme, aussi sur les coûts de stockage. D’autre part, l’introduction de procédures de préparation de commandes sans documents implique des coûts d’investissement élevés, qui ne sont pas proportionnels aux revenus pour de nombreuses PME. Pour cette raison, il est probable que les deux méthodes continueront à coexister à l’avenir.

FAQ sur la préparation de commandes

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